SharePoint Listelerin Temel Özellikleri
Microsoft SharePoint, kullanıcıların bilgi ve verileri organize etmelerini ve yönetmelerini sağlayan bir platformdur. SharePoint listeleri, veri toplama, düzenleme ve paylaşma amacıyla kullanılan temel bileşenlerdir. Listeler, metin, tarih, sayı ve seçim gibi çeşitli veri türlerini depolamak için kullanılır. Bu özellikler, ekiplerin iş akışlarını hızlandırmalarına, bilgileri paylaşmalarına ve projeleri takip etmelerine yardımcı olur.
Liste Oluşturma
SharePoint’te yeni bir liste oluşturmak için şu adımlar izlenir:
1. SharePoint Sitesine Erişim: Öncelikle SharePoint sitesine giriş yapılmalıdır. Giriş sonrası, oluşturulmak istenen listenin yer alacağı site seçilmelidir.
2. Liste Oluşturma Seçeneği: Ana sayfada, “Yeni” veya “Yeni Liste” seçeneğine tıklanarak liste oluşturma süreci başlatılabilir. Bu seçenek genellikle sağ üst köşede bulunur.
3. Özelleştirme: Liste oluşturma ekranında, listeye isim verilmesi ve açıklama eklenmesi gerekmektedir. Ayrıca, listenin hangi model veya şablon üzerinden oluşturulacağı belirlenebilir. SharePoint, kullanıcıların verimli bir şekilde kullanabilmesi için çeşitli şablonlar sunar (örneğin, Ürün Listesi, Proje Takvimi, Yaşam Döngüsü Listesi gibi).
4. Kolonların Belirlenmesi: Oluşturulan listede yer alacak kolonlar tanımlanmalıdır. “Yeni Kolon” seçeneği ile istenilen veri türleri (metin, sayı, tarih, onay kutusu vb.) seçilerek eklenir. Her kolon için ad, seçenekler ve zorunluluk durumu belirlenmelidir.
5. Listeyi Oluşturma: Tüm ayarlar yaptıktan sonra “Oluştur” butonuna tıklanarak yeni liste tamamlanmış olur.
Liste Yönetimi
Oluşturulan liste, belirli aralıklarla güncellenmesi ve yönetilmesi gereken bir öğedir. Liste yönetimi süreci şu şekilde ilerler:
1. Veri Ekleme ve Düzenleme: Oluşturulan listeye veri eklemek için “Yeni” butonuna tıklanır ve gerekli alanlar doldurulur. Var olan veriler düzenlenmek istendiğinde, ilgili satıra tıklanıp “Düzenle” seçeneği ile gerekli değişiklikler yapılabilir.
2. Filtreleme ve Görselleştirme: Listeler, veri setinin daha iyi analiz edilmesi için filtreleme seçenekleri sunar. Kullanıcılar, belirli kriterler doğrultusunda verileri süzerek daha anlamlı hale getirebilir. Ayrıca, çeşitli görsel seçenekler sayesinde liste içerikleri daha okunabilir hale getirilebilir.
3. İzinler ve Paylaşım: Liste üzerinde farklı departmanlardan veya ekiplerden bireylere erişim izni verilmesi önemlidir. İzin ayarları, listenin sağ üst köşesindeki “Paylaş” butonuna tıklanarak ayarlanabilir. Burada, kullanıcıların liste üzerindeki yetkileri (görüntüleme, düzenleme, silme gibi) belirlenebilir.
4. Sıralama ve Gruplama: Listelerde yer alan veriler belirli kriterlere göre sıralanabilir veya gruplandırılabilir. Sıralama seçenekleri, liste başlıklarına tıklanarak hızlıca uygulanabilirken; gruplama işlemi, kullanıcı tarafından seçilen kolonlar üzerinden yapılır. Bu özellik, büyük veri setlerinin daha kolay yönetilmesine yardımcı olur.
İleri Düzey Özellikler
Microsoft SharePoint, kullanıcıların listeleri daha etkili bir şekilde yönetebilmesi için çeşitli ileri düzey özellikler sunar:
1. Otomatik İş Akışları: SharePoint, kullanıcıların belirli eylemler için otomatik iş akışları oluşturmalarını sağlar. Örneğin, belirli bir tarihe yaklaşan görevlerin hatırlatılması için otomasyon ayarları yapılabilir.
2. Sütun Formülleri: Gelişmiş kullanıcılara özel, kolonlarda formüller kullanma imkânı sunar. Kullanıcılar, farklı veri türlerini birleştirip yeni bilgiler elde edebilir.
3. sıralı ve gruplu raporlar: Liste verileri sıralı raporlar şeklinde dışa aktarılabilir veya gruplu bir formatta görüntülenebilir. SharePoint, bu tür raporlama işlemleri için entegre araçlar sunmaktadır.
4. Makaleler ve Listeler Arası Bağlantılar: Liste öğeleri arasında bağlantılar oluşturma imkânı vardır. Bu özellik sayesinde, kullanıcılar ilgili belgeleri veya diğer listeleri referans göstererek daha zengin içerik oluşturabilir.
Liste Silme ve Arşivleme
Kullanıcılar, ihtiyaç duymadıkları listeleri silebilir veya arşivleyebilir. Listeyi silme işlemi, listenin ayarlarına gidilerek ve “Sil” seçeneği üzerinden gerçekleştirilir. Arşivleme, liste içeriğinin korunması için farklı bir siteye taşınması şeklinde yapılabilmektedir.
Uygulama
Microsoft SharePoint, bulut tabanlı yapısı ile ekiplerin uzaktan veya yerel alanlarda veri yönetimini kolaylaştırır. Bu platformda oluşturulan listeler, izleme, raporlama ve veri paylaşım işlemlerinin hızlı ve verimli bir şekilde gerçekleştirilmesine olanak tanır. SharePoint listeleri, özellikle iş yerlerinde bilgi akışını düzenlemek ve iş süreçlerini iyileştirmek için kritik bir rol oynar.
