Filtreleme Nedir?
Filtreleme, büyük veri setlerinde belirli kriterlere göre verilerin görüntülenmesini sağlayan işlemdir. Microsoft Excel, bu işlemi kolaylaştıran yerleşik filtreleme özellikleri sunmaktadır. Veri analizi ve raporlama süreçlerinde sıkça kullanılan filtreleme yöntemi, kullanıcıların ilgili bilgilere hızlı ve etkin bir şekilde ulaşmasını sağlar.
Metin Kriterleri ile Filtreleme
Excel’de metin bazlı filtreleme işlemleri, belirli kelimeleri veya ifadeleri içeren verilerin görüntülenmesine olanak tanır. Metin filtreleri birkaç türde uygulanabilir:
1. Eşitlik Filtreleri: Belirli bir metin ile tam eşleşen verileri göstermek için kullanılır. Örneğin, “Mavi” kelimesini içeren tüm kayıtları bulmak için “Eşittir” (=”Mavi”) kriteri seçilebilir.
2. Kapsam Filtreleri: Metinlerin belirli bir kelimeyi içerip içermediğini kontrol eder. “İçerir” (İçerir: “Mavi”) seçeneği, “Mavi” kelimesini içeren tüm kayıtları filtreler.
3. Başlama veya Bitiş Kriterleri: Belirli bir metin ile başlayan veya biten verileri bulmak için “Başlar” (Başlar: “M”) veya “Biter” (Biter: “vi”) seçenekleri kullanılabilir.
Bu kriterler ayarlanarak, işlenmesi gereken verilerin daraltılması sağlanır.
Sayı Kriterleri ile Filtreleme
Sayılar ile filtreleme, kullanıcıların sayısal verilere göre verileri incelemelerine olanak tanır. Sayı filtreleri genellikle şu kriterlerle uygulanır:
1. Eşitlik: Belirli bir sayıya eşit olan verileri filtrelemek amacıyla “Eşittir” (=10) seçeneği kullanılır.
2. Büyüklük veya Küçüklük: Sayıların büyüklüğüne göre filtreleme yapmak için “Büyüktür” (>10) veya “Küçüktür” (<15) seçenekleri tercih edilebilir. Bu sayede, belirlenen aralıkta bulunan tüm değerler görüntülenir.
3. Aralık Kriteri: “Büyüktür veya Eşittir” ve “Küçüktür veya Eşittir” kriterlerini birleştirerek belirli bir aralık içerisindeki sayıları bulmak mümkün olur. Örneğin, “Büyüktür veya Eşittir: 10” ve “Küçüktür veya Eşittir: 20” seçeneği, 10 ile 20 arasındaki verileri gösterebilir.
Bu filtre türü, sayısal verilerin analizinde sıklıkla kullanılmaktadır.
Tarih Kriterleri ile Filtreleme
Excel’de tarihler ile filtreleme, tarihsel veri setlerinde belirli tarihler aralığında yer alan bilgilerin incelenmesine yardımcı olur. Tarih filtreleri aşağıdaki şekillerde uygulanabilir:
1. Eşit Tarih: Belirli bir tarihe ait olan kayıtları görüntülemek için “Eşittir” (=01/01/2023) seçeneği kullanılabilir.
2. Daha Önce veya Daha Sonra: “Daha Önce” (<01/01/2023) ve "Daha Sonra" (>01/01/2023) kriterleri ile belirli bir tarihten önce veya sonra olan veriler filtrelenebilir.
3. Aralık Belirleme: Belirli bir tarih aralığına göre filtreleme yapılabilir. Örneğin, “Daha Önce veya Eşittir: 01/01/2023” ve “Daha Sonra veya Eşittir: 31/12/2023” kriterleri, 2023 yılı içerisindeki verileri gösterebilir.
Tarih kriterleri, zaman aralıklarını analiz etme konusunda büyük avantaj sağlar.
Özel Filtreler ile Filtreleme
Özel filtreler, kullanıcıların daha karmaşık sorgular oluşturmasına olanak tanır. Özel filtrelerin bazı seçenekleri şu şekildedir:
1. Birden Fazla Kriter: Aynı anda birden fazla kriteri kullanarak filtreleme yapılabilir. Örneğin, “Mavi” rengi ve 100’den fazla değer içerirken, hem metin hem de sayı kriterleri bir arada kullanılabilir.
2. Karmaşık Kriterler: “And” (ve) veya “Or” (veya) ile birden çok kriterin birleştirilmesi mümkündür. Örneğin, belirli bir şehirde bulunan ve aynı zamanda maliyetin 200 TL’den fazla olduğu kayıtlar.
3. Özel Formatlar: Filtreleme, kullanıcıların belirli formatlara veya düzenliliklere göre de verileri ayıklamasına yardımcı olabilir. Örneğin, belirli bir düzenin sağlandığı e-posta adreslerini veya telefon numaralarını bulmak için özel formatlar belirlenebilir.
Bu tür filtreler, daha detaylı ve özelleşmiş analizler yapma imkanı sağlar.
Filtreleme İşlemi Nasıl Yapılır?
Excel’de filtreleme işlemleri genellikle aşağıdaki adımlarla gerçekleştirilir:
1. Verilerin Seçilmesi: Filtrelemek istenen veri aralığını seçilmelidir. Bu işlem, verilerin üstünde yer alan başlık satırını içermelidir.
2. Filtreleme Ekleme: Excel’in üst menüsünden “Veri” sekmesine gidilir ve “Filtre” seçeneği tıklanarak veri setine filtre eklenir.
3. Kriter Belirleme: Her bir sütundaki filtre okları aracılığıyla istenilen kriterler belirlenir. Metin, sayılar veya tarihler için uygun kriterler ayarlanır.
4. Filtrasyon Sonucu İnceleme: Belirtilen kriterlere göre güncellenmiş veri seti görüntülenir. Filtre kaldırıldığında, tüm veriler tekrar listelenecektir.
Excel’de filtreleme, verilerin daha yönetilir ve anlaşılır hale gelmesini sağlayan önemli bir özelliktir. İç içe geçmiş veriler içerisinde bile oldukça hızlı bir şekilde istenilen bilgilere ulaşım sağlanabilir.
