SharePoint Nedir?
Microsoft SharePoint, kurumsal içerik yönetimi, işbirliği ve doküman yönetimi için kullanılan bir platformdur. Kullanıcıların projelere yönelik belgeleri, verileri ve diğer bilgileri saklamasına, yönetmesine ve paylaşmasına yardımcı olur. SharePoint, ekiplerin birbirleriyle işbirliği yapmalarını kolaylaştırır ve bilgiye erişimi artırır. Kitaplık, SharePoint içinde belgelerin depolandığı, yönetildiği ve paylaşıldığı bir alanı ifade eder.
Kitaplık Oluşturma Adımları
SharePoint üzerinde kitaplık oluşturmak için izlenmesi gereken adımları aşağıda belirtildiği gibi sıralanabilir.
1. SharePoint Sitesine Erişim: Öncelikle, SharePoint sitenize erişim sağlanmalıdır. Bu, genellikle bir web tarayıcısı aracılığıyla yapılır.
2. Site Ayarları: Ekranın sağ üst köşesinde bulunan dişli simgesine tıklanarak “Site İçeriği” veya “Site Ayarları” seçeneğine gidilmelidir.
3. Yeni Kitaplık Oluşturma: “Yeni” butonuna tıklanarak “Kitaplık” seçeneği seçilir. Bu aşamadan sonra, kitaplığın adı ve açıklaması gibi temel bilgilerin girileceği bir form açılacaktır.
4. Ad ve Açıklama: Kitaplık için uygun bir ad belirlenmeli ve isteğe bağlı olarak bir açıklama eklenmelidir. Bu açıklama, kitaplığın ne amaçla kullanılacağını belirtmek için faydalı olacaktır.
5. İleri Düzey Ayarlar: Kullanıcıların kitaplık üzerindeki yetkilerini belirlemek amacıyla “İleri Düzey Ayarları” bölümüne gidilmelidir. Burada, kimlerin kitaplığa erişebileceği ve hangi izinlere sahip olacağı tanımlanmalıdır.
6. Kitaplık Oluşturma: Yapılan ayarların ardından “Oluştur” butonuna tıklanarak kitaplık oluşturma işlemi tamamlanır. Oluşturulan kitaplık, site içeriği altında görünmeye başlar.
Kitaplık Yönetimi
Oluşturulan SharePoint kitaplığı, sadece içeriklerin depolanmasında değil, aynı zamanda içeriklerin yönetiminde de önemli bir rol oynamaktadır. Kitaplığın yönetimiyle ilgili bazı temel işlemler şunlardır:
1. Belge Yükleme: Kullanıcılar, kitaplığa belge yüklemek için “Yükle” butonuna tıklayarak dosyalarını seçer ve yükler. Çoklu dosya yükleme işlemi de desteklenmektedir.
2. Belge Ekleme ve Düzenleme: Kitaplıkta yeni belgeler oluşturmak veya mevcut belgeleri düzenlemek mümkündür. Bunun için “Yeni” butonuna tıklanarak belge oluşturma işlemi başlatılır veya mevcut bir belge üzerine tıklanarak düzenleme seçenekleri görüntülenir.
3. Versiyon Kontrolü: SharePoint, belgelerin farklı versiyonlarının saklanmasına olanak tanır. Bu sayede, önceki versiyonlara dönüş yapma imkanı sağlanır. Versiyon kontrolü, belge ayarlarından etkinleştirilmelidir.
4. Arama ve Filtreleme: Kitaplık içerisindeki içeriklere kolayca ulaşabilmek için arama ve filtreleme araçları kullanılabilir. Kullanıcılar belirli bir dokümanı bulmak adına anahtar kelimeler veya filtre kriterleri kullanabilirler.
5. Paylaşım ve İşbirliği: Kitaplıkta bulunan belgeler, diğer kullanıcılarla paylaşılabilir. Paylaşım ayarları sayesinde, belirli kullanıcıların veya grupların belgelere ulaşması sağlanabilir. Ayrıca, belgeler üzerinde eş zamanlı düzenleme imkanı da tanınır.
İzinler ve Güvenlik
SharePoint kitaplıkları, kullanıcıların belirli izinlere sahip olmasını sağlamak amacıyla kapsamlı bir güvenlik sistemi sunmaktadır. Kitaplığın izinleri, kullanıcıların ne tür işlemler yapabileceğini belirler:
1. Kullanıcı İzinleri: Kitaplık üzerinde yapılan ayarlara göre, kullanıcılar okuma, yazma, düzenleme veya silme izinlerine sahip olabilir. Bu ayarların yönetilmesi, güvenlik açısından önemlidir.
2. Grup İzinleri: Kullanıcılara, kullanıcı grupları aracılığıyla da izin verilebilir. Bu yöntem, izinlerin daha kolay yönetilmesini sağlar.
3. Hizmet Başlatma: SharePoint kitaplığı için gerekli olan hizmetlerin doğru bir şekilde çalıştığından emin olunmalıdır. Kullanıcıların belgeleri yükleyebilmesi veya erişebilmesi için bu hizmetlerin faal olması gereklidir.
Performans Takibi ve Raporlama
Kitaplıkların performans izlenmesi ve raporlama işlemleri, kullanıcı etkileşimini ve içerik kullanımını optimize etmek için önem arz eder. SharePoint, kullanıcıların kitaplık içindeki içeriklere ne sıklıkla eriştiğini ve hangi belgelerin daha çok kullanıldığını raporlayabilir. Bu bilgiler, kitaplığın yönetimi ve geliştirilmesi için veri sağlar.
Sonuç
Microsoft SharePoint kitaplıkları, belgelerin depolanmasına, yönetilmesine ve işbirliği süreçlerine katkı sağlar. Kitaplık oluşturma adımları kolaydır ve kullanıcıların içeriklerini etkin bir şekilde yönetmelerine olanak tanır. Güvenlik, izinler ve performans takip süreçleri, kitaplıkların verimli bir şekilde kullanılmasını destekler. SharePoint, kurumsal ortamlardaki bilgi yönetimini kolaylaştırmakta önemli bir rol oynamaktadır.
